Почта для бизнеса — первый шаг
к росту продаж через email

На фоне развития мессенджеров и обилия сервисов, которые предлагают магию автоворонок с высочайшими open rate, response rate и прочими важными метриками, рынок b2b-продаж бережно хранит традиции, сохраняя верность email, как одному из важнейших каналов ключевых коммуникаций при заключении сделок и поиска заинтересованных лидов. Тому есть масса причин, но сегодняшний материал посвящен другой теме.

Если вы продаете на b2b-рынке и регулярно используете email для продаж — эта статья для вас, ведь она разложит по полочкам, почему у большинства компаний так много проблем со спамом, доставляемостью писем и эффективностью.

Что же такое настоящая почта для бизнеса? Тема большая, поэтому мы подготовили для вас серию публикаций, чтобы вы смогли досконально разобраться в вопросе. Обязательно поделимся кейсами, инструкциями и своим взглядом на вопрос — куда же без него ;)

В этой статье мы рассмотрим оба из возможных сценариев использования email для продаж:
Когда вы ведете личную переписку в рамках переговоров по сделкам — отправляете коммерческие предложения, обсуждаете условия, договариваетесь о встречах.
Когда вы используете email для массовых рассылок по своей базе или прогрева лидов.
    Если готовы — давайте начнем!
    Какой вы грузоперевозчик?

    Если вы ждете от продаж через email хороших показателей, отнеситесь к тому, что написано ниже, с достаточной степенью серьезности. Невозможно создать эффективный канал продаж и коммуникации через email, если вы не готовы уделить этому достаточное количество внимания.

    Парадокс, но мы готовы тратить десятки часов на звонки по холодным базам и незаинтересованным клиентам, но не в состоянии потратить несколько часов на подготовку своей корпоративной почты, чтобы доказать серьезность намерений тем, кто готов покупать. Если вы понимаете, как это важно для b2b-продаж — материал подготовлен специально для вас.
    Давайте представим, что вы грузоперевозчик, а каждый email доставляет автомобиль. Текст письма и приложенные файлы — это груз, адрес вашего email — это точка А, а email адрес клиента — точка Б. Вам необходимо доставить груз из точки А в точку Б, чтобы его приняли.

    Для этого вам понадобится выбрать марку автомобиля, соответствующую задачам доставки — почтовый сервис, который позволяет отправлять письма, то есть будет доставлять ваши грузы.
    Вы уже используете один из них — Яндекс, Mail, Gmail и т.д. Далее вы передаете водителю маршрутный лист — адрес получателя. Если мы говорим об email, чаще всего нам кажется, что этого достаточно. И это самое большое заблуждение, ведь в работе с email, как и в грузоперевозках, важна не отправка, а доставка до пункта назначения. К каждому грузу нам требуются сопроводительные документы, надежный водитель и полноценная подготовка. Почему же в случае с email мы действуем по-другому? К сожалению, многие компании делают все, чтобы их email так никто и не увидел. В этом будут виноваты почтовые провайдеры, сервисы интеграций и даже клиенты, но, как мы все знаем, все изменения начинаются с себя.
    Любые совпадения в названии почты случайны ;) Удивительно, что многие компании по-прежнему продолжают использовать личную почту для продаж. Если продолжить нашу аналогию с авто, считайте, что это тачка без госномера. Вас сложно идентифицировать, а значит вам сложно доверять. В корпоративных продажах доверие — один из важнейших факторов, который складывается из десятков мелких деталей, доменная почта — крайне важная деталь. Каждый из почтовых сервисов предоставляет возможность использовать корпоративную почту, то есть создать ящик в вашей доменной зоне. Часть из них, например, VK WorkSpace, даже не возьмет за это деньги. Первое, что нужно сделать — прописать соответствующие записи в настройках домена, чтобы показать почтовому сервису - домен действительно принадлежит вам.

    После подтверждения домена можно создавать любые почтовые ящики в вашей доменной зоне, например, у нашей команды могли бы быть такие: hi@b2bfamily.com или vova@b2bfamily.com.

    Однако, этого недостаточно. Многие компании дошли до текущего этапа, но на создании корпоративной почты процесс не останавливается. Нам же важна доставка, а не отправка, помните? Для этого необходимо сделать так, чтобы почтовый сервис получателя мог проверить наше письмо перед тем, как передаст его адресату. Вдруг это мошенники или спамеры? Если вернуться к нашей аналогии с грузовым авто, то перед въездом на территорию логистической базы для выгрузки мы попадаем на КПП с охраной — там все проверят, и если мы не везем ничего запрещенного или сами не являемся жуликами, нас пропустят в зону выгрузки, а груз в итоге найдет своего счастливого обладателя.

    Что нужно сделать обязательно:
    Прописать в настройках домена DKIM — это цифровая подпись, которая подтверждает, что вы это вы, то есть письмо действительно отправлено с вашего домена.
    Прописать в настройках домена SPF-запись — подтверждает, что вы вправе отправлять письма с этого домена, а отправитель не жулик.
    Это обязательные настройки, если вы действительно хотите доставлять письма до адресата. Без этих данных почтовые сервисы получателей не смогут вам доверять и с большой вероятностью будут отправлять письма в спам. Существует масса сервисов, которые позволяют довольно легко проверить наличие необходимых записей для домена, например этот.

    Надеемся, вы настроены серьезно, тогда вам потребуется еще одна запись — DMARC. Это политика, которая регулирует действия почтовых сервисов на случай, если письма с вашего домена не прошли проверку по записям DKIM и SPF. Вы можете реализовать уведомления на почту админа о таких случаях или попросить сразу отправлять такие письма в спам. Наличие подобной записи говорит почтовикам о том, что вы дорожите репутацией своего домена и вам не все равно — какие письма получают клиенты. Это также влияет на доставляемость и прохождение спам-фильтров.

    Большинство почтовых сервисов, таких как Яндекс или mail.ru (VK) сопроводят все настройки подсказками и инструкциями, а также сами проверят, все ли записи вы добавили в DNS (настройки домена). Чтобы не искать, мы собрали для вас одну удобную инструкцию со ссылками на все материалы трех самых популярных в РФ почтовых провайдеров: Яндекс, mail.ru (VK) и Gmail.

    Инструкция по настройке корпоративной почты от B2B Family
    Хотите передать управление авто?
    Сделайте доверенность!

    Если кто-то подключает свою почту к CRM, B2B Family или любому другому сервису, то, как правило, указывает пароль от самой почты или проходит Oauth авторизацию (ту самую, где можно авторизоваться по кнопке Яндекс, mail.ru и т.д.). Ваш почтовый сервис может посчитать это странным, ведь его никто не предупредил, что «за рулем теперь другой водитель», он рассчитывал, что за рулем будете только вы. Почтовый сервис может с сомнением воспринять такую самодеятельность, мало ли, какой груз везет этот неизвестный водитель? Это может косвенно повлиять на доставляемость email, а при большом количестве отправок спровоцировать отказ приложению в доступе, который вы даже не заметите, и в итоге пострадают продажи.

    Если вы хотите вести переписку из CRM, B2B Family или другого сервиса, мы рекомендуем создать пароль для приложения. Это отдельный доступ к вашей почте, который вы передаете стороннему сервису при подключении (выдаете доверенность на управление). Сразу оговоримся — пока речь не про массовые рассылки (об этом ниже), а про личные письма между конкретными людьми.

    Пароль для приложения позволит гибко управлять доступами и отзывать их, в случае необходимости. При этом, если вы меняете основной пароль от почты, доступ интеграции продолжает работать, а вы точно знаете, какой именно сервис его использует. Также вы даете почтовому сервису понять — у меня есть стороннее приложение, которое я использую для работы с почтой и ему можно доверять.
    Попробуйте B2B Family бесплатно, чтобы видеть, кто и когда открывает ваши письма и коммерческие предложения
    Некоторые почтовые провайдеры, например Gmail, сейчас уже не позволят вам подключить почту к стороннему сервису без создания пароля приложения. Чтобы помочь нашим клиентам просто и быстро настроить подобное подключение, в нашей базе знаний есть подробные инструкции для трех самых популярных почтовых сервисов:
    ⚠️ Это важно

    В вашей почте должен быть включен протокол IMAP. Он позволяет синхронизировать письма вашей почты, отправленные с разных устройств и сервисов. Если опция выключена — письмо, отправленное, например, из CRM, не появится в исходящих вашей почты. При этом само письмо фактические будет отправлено получателю и отображено в CRM-системе.
    Ставим доставку на поток

    Да, пришло время поговорить о массовых рассылках :)

    Возможно, сейчас вы нашлете на нас порчу или сразу закроете эту статью, но тут мы непреклонны - терроризировать клиентов массовыми рассылками по холодным базам, которые достались вам сомнительными методами, проигрышная стратегия. Точнее, это подтверждает отсутствие стратегии. Поверьте, для вашего бренда это может быть дорогой в один конец. В этом разделе мы расскажем об основных нюансах, которые нужно знать, и обязательно раскроем тему подробно в следующих публикациях. Однако, о какой бы массовой рассылке не шла речь, для этого потребуется дополнительная подготовка. Если вы, конечно, хотите, чтобы ваши письма дошли до адресата.


    Что вы знаете о протоколе SMTP? Если по простому — это дорога из той самой точки А в точку Б. Так доставляются все ваши письма, каким бы образом они не отправлялись. Чтобы не «перегружать трассу» каждый почтовый сервис лимитирует количество ваших писем, а это значит, что вы не сможете отправлять тысячи email просто так.

    Например, у Яндекс почты лимит — 500 писем в день, а mail.ru (VK) эту информацию не разглашает, но легко забанит вас при попытке спамить или массово делать рассылки. Все просто — почтовые сервисы созданы для персональных писем, когда вы делаете коммерческие предложения, ведете переговоры по сделке или пишете кому-то адресно (с корпоративной почты, разумеется).

    Для тех, кому нужна массовая рассылка, требуется выделенная полоса — отдельный SMTP-сервер, который позволяет обеспечить доставку при высокой нагрузке. Считайте, что вы выезжаете на платную дорогу — широкую, свободную, с практически неограниченной загрузкой. Важно понимать, что наличие такого сервера не гарантирует доставляемость по умолчанию, это зависит от многих факторов, формирующих ваш рейтинг отправителя: рейтинг вашего домена, заголовки писем, репутация IP почтового провайдера, от которого уходит рассылка и многое другое.
    Если вы уже используете какой-то SMTP-сервер, можете указать его данные в нашем сервисе и отправлять все письма через него. Вот подробная инструкция по настройке. Еще не выбрали SMTP? Попробуйте вариант из нашей инструкции с бесплатным демо в течение 4-х месяцев.
    Пошаговый план

    Давайте подведем черту в сегодняшней теме и пропишем ваши шаги по подготовке email к работе с продажами. Это только первый начало, фундамент, на котором мы построим сильный канал продаж!

    Если вы ведете по email личную переписку с клиентами.

    Вот, что нужно сделать 100%:
    Подключите домен к почтовому сервису.
    Пропишите в настройках домена записи: DKIM, SPF, DMARC.
    Создайте отдельный пароли для приложений, к которым подключаете свою почту.
    Этого будет вполне достаточно, чтобы ваши письма доставлялись до адресата. Если вы все-таки попадаете в спам, возможно вас настигли последствия прошлых экспериментов и репутация отправителя подпорчена. Это не конец света, мы обязательно составим план действий по исправлению ситуации в одном из ближайших материалов!

    Если вы делаете массовые рассылки.

    Эффективная массовая рассылка возможна только с корпоративной почты через выделенный SMTP-сервер. Если вы подключаете свою почту к CRM, B2B Family или другим подобным сервисам, чтобы массово отправлять письма - имейте ввиду, они идут через SMTP-сервера вашего почтового сервиса, с вашего домена и с большой долей вероятности попадут в лимиты, а впоследствии в спам. Таким образом ваш домен может попасть в спам-листы, выбраться из которых за 5 минут не получится.
    Подсказка: когда вы спамите со своих почт на mail.ru или Яндекс, другие делают также, поэтому в итоге страдают все. Почтовые сервисы будут "сливать" вас, помечая спамом, чтобы не портить себе репутацию, ведь все отправки идут с их IP-адресов и через их SMTP-сервер.
    Вот, что нужно делать, если вы заботитесь о репутации и хотите передавать свои письма «в руки» получателям:
    Выбрать сервис, предоставляющий SMTP-сервер или использовать свой.
    Подтвердить для этого сервиса свой домен (то же самое, что и для почтовых сервисов, просто теперь наша почта будет идти не через «урезанные» версии SMTP бесплатных почт, а по «выделенной полосе»).
    Прописать в настройках домена записи: DKIM, SPF, DMARC.
    Готово!

    Важно — сам сервис, где вы арендуете SMTP-сервер не предполагает интерфейса отправки писем, это просто "трасса, по которой поедет груз". При этом он может быть частью сервиса рассылок, то есть вам отдельно нужно арендовать "автомобиль, который этот груз повезет". Например, если вы отправляете клиентам письма через B2B Family, то интерфейс для отправки и аналитики предоставляем мы, а SMTP-сервер вы можете использовать любой.
    Напишите нам в поддержку, если требуется помощь с подключением SMTP к B2B Family, мы все организуем.
    Надеемся, этот материал поможет вам наладить работу с email и вывести ее на новый уровень, чтобы клиенты вас увидели и оценили ваш труд.

    А впереди еще много интересных тем о b2b-продажах в нашем инсайт-блоге!
    Подписывайтесь, чтобы получать свежие материалы раз в неделю.
    Отправляйте сегментированные рассылки по своей базе клиентов в amoCRM или Битрикс24 с помощью B2B Family